Aanvraag door de burger

De eerste vraag die hij zal moeten beantwoorden, is of hij het evenement als particulier (of als groep particulieren) organiseert of als vereniging. 

Als hij voor 'vereniging' kiest, zal hij een extra venster krijgen om uit de lijst verenigingen te kiezen die ingegeven zijn in de basisdata van Flowlab. Als zijn vereniging er niet bij staat, kan hij op de link 'Vereniging niet gevonden? Toevoegen' klikken om een nieuwe vereniging in te geven en te laten goedkeuren.

evenementen - dossier aanmaken - burger of vereniging
evenementen - nieuw dossier aanmaken - nieuw evenement of opnieuw organiseren

Nadien krijgt de organisator de vraag of hij een nieuw evenement organiseert of een vorig evenement opnieuw wil organiseren. In dat geval worden de gegevens gebruikt van het vorige dossier. De burger moet daarentegen sowieso sommige gegevens opnieuw ingeven, omdat die kunnen wijzigen (denk maar aan de datum bijvoorbeeld).

Als volgende antwoord zal de organisator de begin- en einddatum van het evenement moeten ingeven. Zoals je kan zien, kan je tussen de verschillende vragen door ook nog steeds de vorige antwoorden aan te passen door op de knop 'Wijzigen' te klikken.

evenementen - nieuw dossier aanmaken - wanneer organiseren
evenementen - nieuw dossier aanmaken - basisgegevens evenement

De laatste vraag: de naam van het evenement. Daaronder moet de organisator ook nog even akkoord geven dat zijn persoonsgegevens verwerkt worden voor de behandeling van de aanvraag. Dat is conform de GDPR-wet.

Pas wanneer de organisator op 'Bewaren' klikt, zal er een nieuw dossier voor hem worden aangemaakt.

 
Dossier vervolledigen

Het dossier voor het nieuwe evenement is nu aangemaakt. Vervolgens komt de burger terecht op de detailpagina die nog verder moet worden aangevuld. Dat ziet er zo uit:

evenementen - dossier vervolledigen

Bovenaan zien we de statusbalk van zijn dossier. De volgende stap staat ook blauw onderlijnd en is aanklikbaar, zodat de organisator meteen naar de pagina gebracht wordt die hij in orde moet maken. In deze fase moeten de basisgegevens nog verder worden ingevuld. 

Daaronder zien we ook nog een blauwe balk met een uitroepteken, ook weer met de vraag om extra gegevens in te vullen. Als je op 'Bewerken' klikt, ga je ook weer naar diezelfde pagina als die van de statusbalk, om de basisgegevens verder aan te vullen.

Dan zal de organisator volgende pagina zien verschijnen:

evenementen - dossier vervolledigen 2

De gegevens bestaan uit verschillende onderdelen:

  • Algemene informatie: hier vult de organisator de naam en de omschrijving van het evenement in. Hij kan er hier ook voor kiezen om het evenement ineens te publiceren op Uit in Vlaanderen. Labels kunnen hier ook nog toegevoegd worden, dat zijn woorden die te maken hebben met het evenement zodat het sneller gevonden wordt.
  • Tijdstip evenement: dit spreekt voor zich. Bij sommige evenementen kunnen ook twee verschillende tijdstippen aanwezig zijn, ook die kan je hier aangeven door te klikken op 'Extra tijdstip toevoegen'.
  • Locatie: de locatie ingeven is verplicht, maar de organisator moet eerst aanvinken op welke soort locatie hij het evenement zal houden. Als hij kiest voor 'Zaal', zal hem gevraagd worden uit de locaties te kiezen die door de gemeente ingegeven zijn in de basisdata. Als hij de locatie niet vindt, kan hij steeds een nieuwe aanmaken onder 'Locatie toevoegen'. Bij de optie 'Tent' of 'Openlucht' is een adres voldoende.
  • Contactpersonen: hier vult de organisator één of meerdere contactpersonen in die het lokale bestuur mag contacteren.
  • Prijs: spreekt ook voor zich. Indien nodig kan de organisator nog een extra tarief toevoegen.
  • Documenten: hier kunnen nog documenten, zoals flyers of affiches worden toegevoegd indien gewenst.
  • Extra informatie: dit zijn de vragen die de gemeente heeft gekoppeld aan de formulieren. Afhankelijk van welke antwoorden die de organisator hier geeft, zal bepalen welke formulieren hij nadien moet indienen. 

Nadien heeft de organisator twee keuzes: hij kan de gegevens enkel bewaren of bewaren en indienen.
'Bewaren' zorgt ervoor dat de gegevens worden opgeslagen, maar hij de vragen nog kan aanpassen indien hij eerst nog informatie wil controleren of navragen. 'Bewaren en indienen' is definitief. Dat zorgt ervoor dat de formulieren aan de hand van zijn antwoorden worden gegenereerd en er van hem verwacht wordt dat hij ze invult. Het is dus zeker belangrijk dat de organisator deze pagina correct invult.

Je kan deze gegevens ook indienen door op de knop 'Evenement indienen' te klikken als hij die ziet verschijnen op de detailpagina van het dossier:

evenementen - dossier indienen


Formulieren indienen

Nu de gegevens ingediend zijn (en de organisator dus ook de vragen heeft ingevuld), kunnen nu de formulieren worden ingevuld en ingediend. Daarvoor krijgt de organisator volgende melding op de detailpagina van zijn dossier:

evenementen - formuileren indienen

Je ziet ook aan de statusbalk dat hij nu op 'Formulieren indienen staat'. De organisator weet eigenlijk perfect wat er nog moet gebeuren en wat hij al gedaan heeft.

Eenmaal de organisator alle formulieren heeft ingediend, zal de statusbalk gevuld zijn en is het aan de gemeente om het dossier verder te behandelen.