GEMEENTE MOL ALS DIGITALE PIONIER IN EVENEMENTENBEHEER

Uitbouw digitale dienstverlening als volwaardig alternatief

De gemeente Mol zocht in 2017 naar een efficiënte manier om het groeiende aantal evenementen en bijhorende materiaalaanvragen in hun gemeente te beheren. Hun zoektocht leverde een verrassend resultaat op.

Digitale pionier

In 2017 startte de gemeente Mol haar zoektocht naar een efficiënte oplossing om het toenemende aantal evenementen en bijbehorende materiaalaanvragen te beheren. 

Hoewel digitale dienstverlening vandaag de norm is, was dit in het pré-corona tijdperk nog geen vanzelfsprekendheid. 

De beschikbare oplossingen voldeden niet aan de behoeften van de gemeente om haar snel groeiende verenigingsleven te ondersteunen.

In plaats van zich neer te leggen bij deze beperkingen, nam Mol het initiatief om samen met de omliggende gemeenten Kasterlee, Dessel en Balen een oproep te doen aan creatieve ontwikkelaars.

Dit leidde tot de ontwikkeling van de digitale applicatie Flowlab door Pixeo: een innovatieve toepassing die specifiek inspeelt op de noden van een lokaal bestuur. 

Zo stond Mol als digitale pionier en opdrachtgever mee aan de wieg van de ontwikkeling van Flowlab.

Eenvoudige en toegankelijke processen

De gemeente Mol had één duidelijke prioriteit: de digitale aanvraagprocedure moest eenvoudig en gebruiksvriendelijk zijn. De ambitie was om digitale dienstverlening uit te bouwen als een volwaardig alternatief naast het fysieke loket. Dit vergde een naadloze vertaling van de bestaande fysieke dienstverlening naar het digitale platform.

Aanvragen op maat:

  • In plaats van lange formulieren met overbodige vragen, wordt de aanvrager via het digitale loket in Flowlab enkel geconfronteerd met de vragen en formulieren die relevant zijn voor zijn specifieke evenement.
  • De aanvraagprocedure voor het uitlenen van materialen is eveneens gedigitaliseerd en vereenvoudigd. De gebruiksvriendelijke wizard van Flowlab leidt de aanvrager doorheen het proces, geeft een overzicht van beschikbaar materiaal en berekent automatisch de juiste prijs op basis van de van toepassing zijnde prijscategorie.

Efficiënte communicatie en coördinatie

Een van de grootste uitdagingen voor de evenementencel van Mol was het coördineren van grote evenementen en de daarbij horende communicatie met meerdere partijen. Om dit proces te stroomlijnen, werden in de Flowlab-toepassing specifieke tools ingebouwd om communicatie en samenwerking te optimaliseren: geautomatiseerde e-mails en berichten.

Geautomatiseerde e-mails

  • Door middel van triggers en acties worden automatische mails verstuurd naar de juiste partijen wanneer bepaalde voorwaarden zijn vervuld. 
  • Dit zorgt voor een vlekkeloze opvolging van het dossier, waarbij alle betrokkenen tijdig de juiste informatie ontvangen.

Interne berichten

  • Naast e-mails kunnen er ook berichten worden verstuurd binnen het platform, zowel naar de aanvrager als naar verschillende diensten en externe partijen. 
  • Dit zorgt ervoor dat alle communicatie netjes in het dossier wordt bewaard, waardoor het overzicht gewaarborgd blijft.

Samenwerking en schaalbaarheid

De gemeente Mol heeft met de inzet van Pixeo - Flowlab een belangrijke stap gezet in de digitalisering van haar evenementbeheer. 

  • Door de flexibiliteit en gebruiksvriendelijkheid van het platform heeft Mol niet alleen haar interne processen geoptimaliseerd, maar ook de dienstverlening naar haar inwoners en verenigingen aanzienlijk verbeterd. 
  • Dankzij de innovatieve tools voor communicatie en coördinatie kan de gemeente efficiënter en transparanter werken, wat resulteert in een betere gebruikerservaring voor alle betrokkenen.

Mol blijft nauw samenwerken met Flowlab om het platform aan te passen aan veranderende behoeften. Daarnaast biedt de schaalbaarheid van Flowlab de mogelijkheid om in de toekomst eenvoudig extra functies en diensten toe te voegen, zodat het platform kan blijven meegroeien met de gemeente.

Met Flowlab als betrouwbare partner is de gemeente Mol klaar om haar digitale dienstverlening verder uit te breiden en aan de steeds hogere verwachtingen van haar inwoners en verenigingen te voldoen.

Is jouw gemeente ook een digitale pionier?

Vraag je demo aan