ZAALVERHUUR

Een all-in oplossing voor je zaalverhuur

Het verhuren van vergaderzalen en sportinfrastructuur vraagt van elk gemeente- of stadsbestuur een grote inspanning. Vaak zit het beheer verspreid over meerdere diensten en gelden voor de verschillende zalen een afwijkende regeling, aangepaste huurtarieven en complexe tarifering. Met onze module voor zaalverhuur breng je eenvoud in de complexiteit, zowel voor de aanvrager als de beheerder. Alles start vanuit een helder overzicht van de zalen en de sportinfrastructuur die je ter beschikking stelt.

Waarom?

Elke stad of gemeente stelt meerdere vergaderzalen of uitgebreide sportinfrastructuur ter beschikking van verenigingen en burgers.

Deze infrastructuur is geografisch vaak verspreid over meerdere locaties. Denk daarbij aan het administratief centrum, de welzijnscampus, verschillende gemeenscholen, lokaal dienstencentra, de sportinfrastructuur,… Het beheer gebeurt bijgevolg dan ook vanuit meerdere diensten.

Verenigingen en de diensten zelf zien door het bos de bomen niet langer. Welke infrastructuur stellen we ter beschikking? Welke huurvoorwaarden gelden voor elke locatie? Welke doelgroepen mogen de infrastructuur huren? Hoe verlopen aanvraag, reservatie, betaling en opvolging?

Iedere stad of gemeente heeft dan ook baat bij overkoepelende online software om de volledige zaal- en infrastructuurverhuur samen te brengen. Ook al gebeurt het beheer vanuit verschillende diensten, via onze verhuurmodule werkt iedereen met hetzelfde platform.

Elke regeling kan – zelfs per zaal als het moet – op maat geconfigureerd worden. De burger of de vereniging kan terecht op één plek om een zaal te vinden en te reserveren.

Totaaloplossing

Met onze module zaalverhuur haal je een totaaloplossing in huis voor het online verhuren en opvolgen van alle vergaderzalen en sportinfrastructuur. We geven graag toelichting over de belangrijkste functionaliteiten van deze module.

Voor iedereen

De module kan je zowel gebruiken voor de interne verhuur van zalen binnen je organisatie als voor externe verenigingen of inwoners.

Jouw aanbod

Je kan zowel volledige zalen verhuren als delen ervan. Je beheert zelf je verhuuraanbod. Je kan eenvoudig nieuwe locaties toevoegen, openingsmomenten aanpassen, tarifering toevoegen, mogelijke doelgroepen bepalen,….

Communicatie

De organisator krijgt duidelijke antwoorden en weet op elk moment wat de status inhoudt van ieder onderdeel van zijn aanvraag. Alle communicatie met de organisator verloopt al-of-niet automatisch via het platform én is transparant voor alle betrokkenen.

Flexibel

Per zaal bepaal je de beschikbaarheden, opties, doelgroepen,… Dat geldt ook voor de retributies of waarborgen. Je houdt het – volledig naar wens – uiterst eenvoudig of past complexere regels toe.

Doelgroepen

Bepaalde doelgroepen krijgen – voor één of meerdere zalen – indien nodig andere prijzen te zien. Je stelt alles volledig zelf in.

Dagindeling

Je bepaalt per zaal de mogelijke dagindeling en bijhorende tarieven.

Conflicten

Conflictsituaties worden automatisch en meteen getoond. Het systeem toont live de beschikbaarheid.

Eigen workflow

Je bepaalt zelf de workflow voor elke zaal. Kan er rechtstreeks online gehuurd worden of is er nog steeds een controle en een manuele beslissing vereist? Bij automatische huurbevestiging kan je achteraf nog steeds manueel bijsturen, ook voor het vragen van een extra waarborg, het toekennen van kortingen of het verrekenen van schade achteraf.

Integratie

Onze verhuurmodule werkt, indien gewenst, perfect samen met ons evenementenloket en de module uitleendienst materialen. Dossier kunnen feilloos onderling gekoppeld worden.