EVENEMENTEN

Een compleet én gebruiksvriendelijk evenementenloket

Vereenvoudig de opvolging en goedkeuringsprocedures voor alle evenementen en activiteiten in je stad of gemeente. Organisatoren dienen hun aanvraag online in, volgens de gestelde deadlines voor elk onderdeel van het evenement. De verschillende facetten van je aanvraag belanden meteen bij de juiste dienst. Als evenementencoördinator behoud je op elk moment het overzicht. Alle communicatie met de organisator verloopt online.

Waarom?

Het opvolgen van activiteiten en evenementen binnen een stad of gemeente is niet eenvoudig. Afhankelijk van de omvang en de inhoud van elk evenement gelden andere regels, verplichtingen, ondersteuning en deadlines.

Denk daarbij aan verkeersmaatregelen, veiligheidsplanning, verzekeringen, publicatie op de gemeentelijke activiteitenkalender, geluidswetgeving, voedselhygiëne, brandveiligheid, interferentie met andere evenementen, hulpdiensten, EHBO,…

Verschillende diensten en instanties zijn - zeker bij grotere of complexe evenementen - betrokken bij de goedkeuringsprocedures, waaronder ook de veiligheidsdiensten. Dit kluwen maakt het bijzonder uitdagend voor de organisator én de gemeentelijke evenementencoördinator.

Onze evenementenmodule maakt de verplichtingen en voorwaarden voor elk type van evenement inzichtelijk, ondersteunt de organisator bij het aanvragen én helpt de stad of gemeente bij de opvolging en de finale beslissingen.

       
OverzichtOnze online software Flowlab biedt de organisator op één plek een handig overzicht van alle voorwaarden en verplichtingen waaraan het evenement of de activiteit moet voldoen. Deze voorwaarden en verplichtingen zijn afhankelijk van de ingestelde parameters.

FormulierenAfhankelijk van het specifieke evenement of de activiteit vult de aanvrager op één moment of op verschillende tijdstippen verschillende online formulieren in. Alleen de voor dat evenement relevante formulieren worden getoond. Voor ieder formulier geldt een heldere deadline.

1 dossierElke bevoegde dienst of instantie volgt de aanvragen via het online platform op, geeft advies of neemt de nodige beslissingen. Alle informatie van de verschillende diensten en instanties wordt automatisch samengebracht, waardoor er per evenement of activiteit één digitaal dossier ontstaat.

CommunicatieDe organisator krijgt duidelijke antwoorden en weet op elk moment wat de status inhoudt van ieder onderdeel van zijn aanvraag. Alle communicatie met de organisator verloopt al-of-niet automatisch via het platform én is transparant voor alle betrokkenen.

AutomatiserenHet platform bevat tal van mogelijkheden en functionaliteiten voor automatisatie en efficiënter werken:
De gekende eventlocaties worden in het platform ingeladen. 
Organisatoren kunnen aanvragen van de voorbije jaren ‘recycleren’, aanpassen en hergebruiken
Koppelingen met de UIT-databank of de gemeentelijke activiteitenkalender zijn mogelijk, zodat er slechts één ingave vereist is.
Ook een export naar het notulenpakket kan automatisch (zonder manueel kopieerwerk). Geen dubbel werk en geen fouten.
Via de software voor inname van het openbaar domein, kan er een rechtstreekse link worden gemaakt met GIPOD.
Geïntegreerde koppelingen met onze andere modules uitleendienst materialen en zaalverhuur zijn al voorzien.